سياسة الخصوصية

١. نظرة عامة

«أوديتاكس» منتج تشغّله WalQalum Technologies LLC (ويُشار إليها بـ«نحن») — وهي الشركة التي تتعاقد معك وتتلقى مدفوعاتك وتُعدّ المتحكم بالبيانات المذكور في هذه السياسة. و«أوديتاكس» اسم المنتج لا كيانًا قانونيًا مستقلًا. والمنصة نظام للامتثال وإدارة الممارسة المهنية لشركات الضرائب والمحاسبة والتدقيق في دولة الإمارات العربية المتحدة، وتنطبق هذه السياسة على موقعنا التسويقي auditax.ai، وعلى تطبيقاتنا على الويب والهاتف المحمول، وعلى قنوات الدعم والمبيعات المرتبطة بها.

كُتبت هذه السياسة لتُقرأ لا لتُحتمل. وحيثما انطوت طريقة تعاملنا مع البيانات على مفاضلة، ذكرنا هذه المفاضلة صراحةً بدل صياغتها بما يجعلها تبدو أفضل مما هي عليه.

الخدمة تُباع للشركات، وليست معدّة للاستخدام الشخصي أو المنزلي، وليست معدّة لمن هم دون الثامنة عشرة.

٢. الدوران اللذان نؤديهما

لكل سؤال يتعلق بالخصوصية في هذه المنصة جواب يختلف تبعًا لصاحب البيانات محل السؤال.

حين نكون المتحكم بالبيانات

بالنسبة إلى من يتعاملون معنا مباشرة — الشخص الذي يملأ نموذج التواصل، والمسؤول الذي يفتح حسابًا، وأعضاء الفريق الذين يدعوهم — نحن من يقرّر لماذا وكيف تُعالَج بياناتهم. نحن هنا المتحكم بالبيانات، وهذه السياسة هي البيان الكامل لما نفعله.

حين نكون معالِج البيانات

أما سجلات العملاء التي تنشئها شركتك داخل المنصة — الشركات التي تقدّم إقراراتها، ورخصها التجارية، وجوازات سفر أصحابها وهوياتهم الإماراتية، ومستنداتهم — فشركتك هي المتحكم بها ونحن معالِجها. نحتفظ بهذه البيانات ونعالجها بناءً على تعليماتك، لتشغيل الخدمة التي تدفع مقابلها. نحن لا نقرّر ما يُدخَل فيها، ولا نستخدمها لأغراضنا، ولا نبيعها.

٣. ما الذي نجمعه

بيانات الحساب والملف الشخصي

عند إنشاء حساب نجمع اسم صاحب الحساب وبريده الإلكتروني المهني ورقم هاتفه وكلمة المرور والدور الوظيفي. وقد تتضمن ملفات الموظفين مسمى وظيفيًا وقسمًا وصورة شخصية وملاحظات داخلية يكتبها مسؤول الشركة. تُخزَّن كلمات المرور على هيئة تجزئة bcrypt فقط — فنحن لا نحتفظ بكلمة المرور نفسها ولا نستطيع استرجاعها أو قراءتها.

سجلات العملاء التي تُدخلها شركتك

وُجدت المنصة لتحتفظ بسجل الامتثال الخاص بعملاء شركتك. وبحسب ما تستخدمه من أجزائها، قد يشمل ذلك:

• بيانات الهوية والتواصل — الاسم والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف والعنوان والإمارة
• المعرّفات الحكومية — رقم جواز السفر وتاريخ انتهائه، ورقم الهوية الإماراتية، وحالة الإقامة
• التراخيص — رقم الرخصة التجارية وتاريخ انتهائها، وبطاقة المنشأة وتاريخ انتهائها
• التسجيل الضريبي — حالة التسجيل في ضريبة القيمة المضافة والرقم الضريبي، ورقم التسجيل في ضريبة الشركات، ونهاية السنة المالية، وفترات التقديم وتواريخ الاستحقاق
• سجلات «اعرف عميلك»، بما فيها بيانات الأطراف ذات العلاقة والمساهمين والمالكين المستفيدين
• بيانات الدخول إلى بوابة الهيئة الاتحادية للضرائب، حيثما اختارت شركتك حفظها (انظر البند ٦)
• المستندات المرفوعة إلى الخزانة — الرخص وجوازات السفر والعقود والقوائم المالية وغيرها مما تضعه فيها

بعض هذه البيانات حسّاس بأي مقياس، وقد صمّمنا المنصة على هذا الأساس. وتشرح البنود من ٥ إلى ٨ كيف.

بيانات الفوترة

تُعالَج الاشتراكات عبر Stripe. تُدخَل أرقام البطاقات لدى Stripe مباشرةً ولا تصل إلى خوادمنا إطلاقًا — ونحن نحتفظ فقط بحالة الاشتراك والخطة وسجل الفواتير والمعرّفات التي تمنحنا إياها Stripe لربط الدفعة بالحساب.

ما ترسله إلينا

يسجّل نموذج التواصل في موقعنا الاسم والبريد الإلكتروني المهني ورقم الهاتف واسم الشركة والرسالة التي ترسلها، إضافةً إلى عنوان IP الذي وردت منه، ونحتفظ به لرصد إساءة استخدام النموذج. كما تُحفظ محادثات الدعم ورسائل المبيعات والرسائل المرسلة عبر محادثة الفريق داخل التطبيق كجزء من سجل الخدمة.

البيانات التقنية

تحتفظ خوادمنا بسجلات تشغيلية — أوقات الطلبات وآثار الأخطاء والحساب والمؤسسة التي يعود إليها كل إجراء. وداخل التطبيق، يسجّل أثر التدقيق من غيّر أي سجل ومتى؛ وهذا الأثر خاصية امتثال في المنتج ويمكن لمسؤولي شركتك الاطلاع عليه.

٤. كيف نستخدمها

نستخدم البيانات الشخصية من أجل:

• تشغيل المنصة — التحقق من هوية المستخدمين، وعرض السجلات الصحيحة لأصحاب الصلاحية، وتشغيل رزنامة الامتثال وإرسال التذكيرات الناتجة عنها
• إرسال رسائل الخدمة — رموز التحقق وتنبيهات المواعيد النهائية وإشعارات الحساب والإشعارات الفورية على الهاتف حيثما فعّلتها
• تحصيل المدفوعات وإدارة الاشتراكات والمقاعد والإضافات
• تقديم الدعم ومعالجة المشكلات التي تبلّغ عنها
• الحفاظ على أمن الخدمة — تحديد معدل الطلبات ورصد إساءة الاستخدام وأثر التدقيق الذي يبيّن ما جرى لكل سجل
• الوفاء بالتزاماتنا القانونية والمحاسبية
• الرد على استفسارات المبيعات التي ترسلها إلينا

نحن لا نبيع البيانات الشخصية، ولا نشاركها مع المعلنين، ولا نستخدم سجلات العملاء المحفوظة في المنصة لبناء ملفات تعريفية أو تدريب نماذج أو تسويق منتجات للأفراد الواردين فيها.

٥. الأسس القانونية للمعالجة

حيثما ينطبق قانون حماية البيانات الشخصية الإماراتي أو اللائحة الأوروبية/البريطانية العامة لحماية البيانات على نشاط معالجة معيّن، نستند إلى الأسس التالية:

٦. المستندات والتشفير وثمن الاسترجاع

يمكن حماية المستندات الموضوعة في الخزانة بكلمة مرور مستقلة لكل مستند. وعندئذٍ يُشفَّر الملف بخوارزمية AES-256-GCM بمفتاح يُولَّد عشوائيًا، ويُغلَّف هذا المفتاح بمفتاح مشتق من كلمة المرور عبر دالة scrypt. نحن لا نخزّن كلمة المرور ولا نخزّن تجزئة لها — فكلمة المرور الخاطئة تفشل ببساطة في فك تغليف المفتاح.

نسخة الاسترجاع، بصراحة

افتراضيًا، تُحفَظ أيضًا نسخة ثانية مغلَّفة من مفتاح الملف نفسه، مغلَّفة بمفتاح رئيسي للمنصة. وهي موجودة كي لا تفقد الشركة سجلًا نظاميًا إلى الأبد حين يغادر الموظف الذي وضع كلمة المرور. ولا يمكن استخدامها إلا عبر إعادة تعيين يجريها المسؤول، وتُسجَّل هذه العملية في أثر التدقيق.

وإن كنت تحتاج فعلًا إلى نظام صفري المعرفة، فالمنصة تدعمه. فالمستند المحفوظ دون نسخة الاسترجاع لا يمكن فتحه إلا بكلمة مروره، وإذا فُقدت هذه الكلمة تعذّر استرجاعه على أي جهة، بما فيها نحن. وهذه هي المقايضة التي تختارها، في أي من الاتجاهين.

بيانات الدخول إلى بوابة الهيئة الاتحادية للضرائب

إن اختارت شركتك حفظ اسم المستخدم وكلمة المرور الخاصة ببوابة الهيئة الاتحادية للضرائب ضمن سجل العميل، فتلك خاصية تيسيرية نوفّرها بناءً على تعليماتك. وتخضع هذه البيانات لضوابط البنية التحتية نفسها التي تخضع لها بقية بياناتك، وتظهر مُقنَّعة في سجل تغييرات السجل — لكنها قابلة للقراءة من قِبل مستخدمي شركتك الذين يملكون صلاحية الوصول إلى ذلك العميل، وتُدرج ضمن ملفات تصدير بيانات العملاء التي يمكن لشركتك إنشاؤها. فتعامل مع صلاحية الاطلاع عليها كما تتعامل مع صلاحية الدخول إلى البوابة نفسها.

تُفحَص الملفات المرفوعة قبل إتاحتها، وتُعزَل الملفات التي لا تجتاز الفحص بدل تقديمها.

٧. من يطّلع على البيانات غيرنا

نستعين بعدد محدود من مزوّدي الخدمات لتشغيل المنصة، وهم يعالجون البيانات بناءً على تعليماتنا وملزَمون بحمايتها.

وفيما عدا ذلك، لا نفصح عن البيانات الشخصية إلا حيثما نكون ملزمين قانونًا — بأمر مُلزِم من جهة مختصة — أو عند نقل ملكية النشاط، وعندئذٍ يلتزم المشتري بهذه السياسة إلى أن تُستبدل على النحو الأصولي وتُبلَّغ بذلك.

لا نمنح أي طرف ثالث حق استخدام بياناتك لأغراضه الخاصة.

٨. أين تُحفظ بياناتك

تُحفظ البيانات على بنية سحابية مُدارة تشغّلها Amazon Web Services وMongoDB Atlas، وتُحفظ النسخ الاحتياطية لدى المزوّدَين ذاتهما.

وقد تُحفظ البيانات الشخصية وتُعالَج خارج دولة الإمارات العربية المتحدة. وحيثما حدث ذلك، نستند إلى آليات النقل التي يجيزها القانون الواجب التطبيق، بما في ذلك الحمايات التعاقدية مع مزوّدينا التي تُلزمهم بمستوى الحماية الموصوف في هذه السياسة.

وإذا احتجت إلى معرفة المنطقة التي تُحفظ فيها بيانات شركتك تحديدًا — لتقييمك التنظيمي أو لتقييم أحد عملائك — فراسلنا على info@auditax.ai وسنخبرك بذلك كتابةً.

٩. مدة الاحتفاظ

عند انتهاء الاشتراك، تواصل معنا لترتيب تصدير بياناتك قبل إغلاق الحساب. والحذف ليس فوريًا في كل موضع — إذ تنتهي صلاحية النسخ الاحتياطية وفق دورتها الخاصة — لكن البيانات التي تُزال من النظام الحي لا تُعاد إليه.

ويُلاحظ أن الالتزامات التنظيمية لشركتك قد تفرض عليها الاحتفاظ بسجلات العملاء لمدة يحدّدها القانون الإماراتي، وفي هذه الحالة يسري واجب الاحتفاظ لدى الشركة لا لدينا.

١٠. الأمن

تشمل التدابير التي نتخذها:

• التشفير أثناء النقل (TLS) وفي حالة السكون
• تخزين كلمات المرور على هيئة تجزئة bcrypt فقط، دون أي صورة قابلة للاسترجاع
• التحكم في الوصول حسب الدور، فلا يرى الموظف إلا ما يسمح به دوره
• عزل المستأجرين — إذ يرتبط كل سجل بالمؤسسة المالكة له، ويُفرض ذلك في طبقة البيانات لا في كل استعلام على حدة
• أثر تدقيق على تغييرات السجلات يبيّن من فعل ماذا ومتى
• تحديد معدل الطلبات والحماية من إساءة الاستخدام على الواجهات العامة
• فحص الملفات المرفوعة بحثًا عن البرمجيات الخبيثة

لا يوجد نظام آمن تمامًا، ولن ندّعي خلاف ذلك. وإذا وقع اختراق يمسّ بياناتك الشخصية فسنُخطرك ونُخطر الجهة المختصة وفق ما يقتضيه القانون الواجب التطبيق.

١١. حقوقك

وفقًا للقانون المنطبق عليك، يمكنك أن تطلب منّا:

• تزويدك بنسخة من بياناتك الشخصية التي نحتفظ بها
• تصحيحها إن كانت غير صحيحة
• حذفها حيثما لم يعد لدينا أساس لاستبقائها
• تقديمها بصيغة قابلة للنقل
• تقييد استخدام معيّن لها أو الاعتراض عليه
• سحب موافقة سبق أن منحتها

راسلنا على info@auditax.ai وسنرد خلال ٣٠ يومًا. وقد نحتاج إلى التحقق من هويتك أولًا — فالبديل هو الإفصاح عن سجلات ضريبية لأي شخص يطلبها.

ولك كذلك الحق في تقديم شكوى إلى الجهة المختصة بحماية البيانات لديك.

١٢. ملفات تعريف الارتباط

باختصار: موقعنا التسويقي لا يستخدم ملفات تعريف ارتباط للتحليلات أو الإعلانات، والتطبيق لا يستخدم إلا ما يلزم لإبقائك مسجّل الدخول. والتفاصيل في سياسة ملفات تعريف الارتباط.

١٣. تعديلات هذه السياسة

عند تعديل هذه السياسة نحدّث التاريخ الوارد أعلى الصفحة. وإذا كان التعديل يمسّ جوهريًا طريقة تعاملنا مع بياناتك — فئة جديدة من البيانات أو غرض جديد أو فئة جديدة من المتلقين — فسنُبلغ أصحاب الحسابات بالبريد الإلكتروني قبل سريانه، بدل الاعتماد على إعادة قراءتك للصفحة.

١٤. تواصل معنا

لأي أمر يتعلق بهذه السياسة، بما في ذلك طلب ممارسة حقوقك:

• البريد الإلكتروني — info@auditax.ai
• الاستفسارات العامة — hello@auditax.ai
• الكيان المسجّل — WalQalum Technologies LLC
• الرخصة التجارية — 2542734
• العنوان المسجّل — مدينة الشارقة للإعلام، الشارقة، الإمارات العربية المتحدة